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      合同審批要從哪些方面把關?

      2022-04-20 17:45發布

      合同審批要從哪些方面把關?

      大家都知道,合同的審查審批是為企業防范經營風險,做到事前干預的有效措施。那么在合同審查審批中,到底要從哪些方面來把關,才能盡可能全面地防范風險呢?下面就讓小編來給大家捋一捋。

      01要從制度上把關

      首先,應該制定一系列合同管理規范性文件,對合同管理,審查審批以及合同簽署等要求做明確規定,對常出現的問題進行強調和提醒,對違反上級公司文件要求的簽訂行為進行明令禁止,在制度上對合同安全進行保障。

      02要從相對人上把關

      所有與中國石化下屬分支機構簽訂合同的相對人都必須在MDM系統中通過總部后臺的審核,才能出現在合同系統的相對人名單中。這足以說明,針對合同相對人資質進行把關的重要性。我們可以把需要簽訂合同的相對人資料收集起來,建立合同相對人信息資料庫。對他們的工商營業執照、法人身份證明、相關行業從業資格證、開戶許可證、以及簽約代表授權委托書等資料進行實時審核。一方面用于備份,有需要時能夠及時核對相對人信息,另一方面是用于更新MDM系統中已過期的數據(如公司名稱變更、企業法人變更),確保合同系統中相對人信息與實際簽約人信息保持一致。另外,還要留存相對人法人簽名字跡模板,避免法人簽名被仿簽或者是發生未授權的代簽等行為。

      03要從簽約依據上把關

      簽約依據是簽訂一份合同的事由說明和簽訂憑證,用來說明為什么是簽訂這一類合同,而不是簽訂其他類別的合同,為什么是和這個相對人簽約而不是與其他相對人簽約。雖然合同系統中沒有把所有合同類型的簽約依據納入必填項,但根據上級文件相關要求,簽約依據是合同審批過程中必不可少的一項內容,這不僅是出于完善合同審批流程的考慮,更是為了保護合同經辦人,確保合同事項事出有因,有理有據。

      04要從文本細節中把關

      在日常的合同審查審批中,常常會發現一些合同文本中的低級錯誤,比如簽約雙方單位名稱有誤,合同金額大小寫書寫錯誤,多字少字錯別字,文本格式錯誤,銀行賬號錯誤,合同相對人信息有誤等等。這些問題看起來不打眼,但會帶來“失之毫厘謬以千里”的后果。例如,多字少字錯別字的情況,中國的文字博大精深,一字多音,一字多意的情況比比皆是,別說多字少字,哪怕是同一個字在不同的語境中都能夠表達出不同的意思,所以在合同文本審批的過程中要字斟句酌,不能馬虎了事。

      05要從合同工作交接中把關

      合同管理工作會因企業管理需要,發生崗位人事變更。除了做好崗位交接記錄之外,擬定一份《合同審查審批的注意事項提醒》,是一件很有必要的事情。我們可以把以往在合同審批過程中常見的問題整合起來,并且在每個問題項下備注注意事項提醒以及解決措施,將此份注意事項分發給每一位合同審批人,提醒他們在審批合同的過程中需要注意審查的方面;也便于合同審查崗位在工作交接的過程中不至于遺漏合同審查要點,發揮合同事前防御風險的效用。

      06要從“異常合同”上把關

      在實際工作中,常常為了配合公司經營發展需要,以及上級條線工作安排,造成部分合同被迫倒簽或補簽。面對這種特殊情況時,我們可以采取另設“異常合同”審批的環節來加強合同把關。在合同系統中走完線上審批流程之后,另外設置一個“線下審批”的環節,通過擬定《異常合同情況說明表》,讓經辦人填寫該異常合同的名稱、合同編號、涉及金額、數量、甲乙雙方以及造成異常的原因,并分別找經濟、審計、監察、安全、法律等部門和分管領導以及公司經理進行線下簽章,確保造成該合同“異常”的真實性,從線上線下雙向預防“異常”合同風險。

      07要從“問題合同”上把關

      企業因經營發展需要,會和很多合同相對人簽訂各類業務合同,但偶爾會出現審批完成卻因故沒有進行簽約或已簽約卻未能實際履行等“問題合同”。這類“問題合同”數量不多,但影響卻不小,千萬不可忽視。針對這些“問題合同”,應該制定詳細的問題清單,備注緣由,并列明問題解決方案及推進進度。對因相對人原因造成的合同應簽未簽、簽后未履行等情況進行追償,維護公司合法權益、挽回公司經濟損失;對因企業原因造成的應簽未簽、簽后未履行等情況進行梳理,及時終止或者解除合同,并在系統中完善合同流程,預先防范合同風險,確保企業在合規經營中健康發展。


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